La missione nel Paese che interessa come sbocco alle nostre esportazioni è il mezzo canonico per acquisire contatti. Per una piccola impresa, che spesso non ha personale che parli correntemente le lingue straniere e che non è disponibile a sostenere i costi di una missione all'estero, può anche essere una perdita di tempo, a meno che la missione non faccia parte di un'iniziativa promozionale di organizzazioni o enti che forniscano assistenza con proprio personale ai membri della missione e che contribuiscano ad abbattere i costi.
Partecipare ad una missione organizzata consente, infatti, di usufruire dell'organizzazione dell'ente promotore e dell’assistenza nelle trattative con eventuali partner locali, selezionati dalle organizzazioni locali coinvolte. Questi viaggi devono essere studiati ed organizzati bene, non solo da parte di chi li promuove, ma anche da parte degli operatori italiani, per sfruttare al meglio le opportunità offerte.
Per cui:
studiare prima la geografia, la vita politica, la storia e l'economia del paese che si va a visitare per comprendere le opportunità che il Paese estero offre, anche con riferimento a forme di collaborazione più "complesse" dell'esportazione. Queste conoscenze permetteranno di sintonizzarsi meglio con eventuali offerte o richieste e faranno meglio capire i motivi d’atteggiamenti e situazioni locali;
parlare almeno al livello di "working knowledge" una lingua locale o come minimo l'inglese, ormai "lingua franca" del commercio e delle relazioni internazionali, anche se funzionari dell'ente organizzatore si prestano a fare da interpreti e supervisionare i colloqui;
occorre sapere se la cultura degli interlocutori locali permette una chiara espressione di dissenso o rifiuto, come tra europei, americani e latino-americani, oppure viene considerata un'inutile insensibilità, come nella maggior parte dei paesi africani e del Medio Oriente, laddove non sia considerata completamente una grave scortesia, come nei paesi del sud-est asiatico dove può essere difficile per un europeo nuovo alle sottigliezze della cultura cinese e giapponese capire quale delle compite formule di risposta indica un cortesissimo rifiuto;
occorre anche conoscere le persone che possono partecipare ad una discussione di affari. Ad esempio, anche per un arabo di buon livello culturale e aperto, in linea di massima alla cultura occidentale, può essere difficile trattare affari con una donna occidentale. Quest'atteggiamento cambia quando l'operatore mussulmano "gioca fuori casa" e deve cioè discutere di affari con una donna occidentale, ma in un contesto in cui i rapporti tra i sessi sono evidentemente diversi da quelli del proprio Paese. Parimenti è un errore inviare a trattare affari importanti in Cina un funzionario giovane dell'azienda, poiché la cultura attribuisce importanza agli anziani, come detentori di maggior esperienza e potere nell'azienda;
parimenti occorre conoscere la cultura locale in materia di doni. Ad esempio costituisce un'indelicatezza regalare in Cina un orologio al proprio interlocutore, perché nella cultura locale equivale a fargli notare che le sue ore sono contate. In generale quindi la partecipazione ad una missione all'estero deve esser preceduta da un accurato studio della situazione e delle abitudini locali, e, se il visitatore non ha specifiche esperienze precedenti in loco, é bene che l'atteggiamento sia molto formale e rispettoso dell'interlocutore;
occorre anche conoscere (per quanto possibile) la ‘geografia’ del potere nei vari Paesi in cui si muove la missione;
è bene anche stare attenti a non polarizzarsi troppo con un unico interlocutore prima di averne conosciuti altri ed aver ben valutato la situazione. Lasciare quindi le situazioni ‘aperte’ fino a che non si hanno informazioni precise sia sull'interlocutore che sugli altri potenziali interlocutori del luogo, tenendo presente che é sempre meglio avere in un mercato due referenti che uno solo. Alla fine del colloquio, per chiarezza sarà bene ripetere e ribadire gli argomenti importanti e, una volta tornati in Italia, scrivere cortesi lettere di ringraziamento e riassumere i punti di interesse discussi.